چگونه از انباشته شدن كارهاي دفتري جلوگيري كنيم ؟

آيا تا به حال شده كه ميز كارتان مانند يك صندوق پست مملو و انباشته از كاغذ باشد ؟‌آيا با وجود چنين وضعيتي خيلي سريع مشغول مرتب كردن آن شده ايد يا نه ؟ در طول يك  يا دو هفته آن را به همين وضع گذاشته ايد و فقط هر دفعه كه از كنارش رد شده ايد نگاهي به آن انداخته ايد و در اين صورت پس از گذشت مدت زماني هر چند كوتاه شما مجبور شده ايد كه كوه عظيمي از كاغذ را جابجا و مرتب كنيد كه مسلماً وقت زيادي نيز براي آن بايد تلف كرده باشيد ! بسياري از مديران تعداد ثابتي اسناد و مدارك و كاغذ هميشه بر روي ميز كارشان دارند و حال فرض كنيد كه چگونه هر يك از آنها به موقع بررسي مي شوند و براي انجام امور ديگر به مراحل بالاتر راه مي يابد ،‌البته اگر قرار باشد ميز مدير نيز وضعيتي شبيه به ميز كار شما داشته باشد و خود مدير نيز در لابه لاي انبوه كاغذها غرق گرددچه اتفاقي خواهد افتاد.سپس به همين منظور نيز در اين مقاله چند نظريه مفيد كه ممكن  است موفقيت شما را به عنوان يك مدير در تمامي دوران خدمتتان تضمين كند ،‌آورده شده است ....

1 – انتخاب و تصويب يك سيستم براي پردازش كارهاي دفتريتان

نكتة اصلي در سازماندهي اينگونه امور ، توسعة يك روش پردازشگر مؤثر است . اين براي شما يك امر بسيار ضروري به حساب مي آيد كه سيستم طراحي شده ايي را كه مي خواهيد بطور ثابت با آن كار كنيد و حتي به عبارتي مي توان گفت بايد تا آخر دورة كاري همراه با شما باشد را پيدا كنيد . براي مثال اين سيستم كمكي يا همراه مي تواند همان سيستم تنظيم باشد در چنين سيستمي كلية اسناد و كاغذهاي مرتبط با كارتان را از طريق يكي از پنج روشي كه عنوان مي شود ، بايگاني مي كنيد .

حذف بعضي از اسناد روي هم انباشته شده :

از اين طريق مي توان جلوي بسياري از اشتباهات روزمره اي كه در واقع به شكل عادتي كاملاً عادي براي گروهي از كارمندانتان درآمده است جلوگيري نمود حتي ديگر احتياج نيست شما در موارد حاد دخالت نمائيد و آنرا با توضيحات خود موجّه نمائيد .

 

خواندن انبوهي از مدارك و اسناد انباشته شده :

زماني كه كه در واقع كار خاصي از شما ساخته نيست و مختتص انجام كاري نمي باشد مثل زماني كه سوار اتوبوس هستيد را به خواندن يكسري مقالات ، نامه ها و اسنادي كه تقريباً جديد هستند اختصاص دهيد . به جريان انداختن اسناد و كاغذهايي كه روي هم انباشته كرده ايد و نياز به بررسي جدي دارند وكليه اين اسناد نياز به پاسخ دهي شخص شما دارد البته جوابتان حتماً بايد به صورت يك نوشته يا نامه باشد پس شما بايد به يك يك آنها توجه كافي بكنيد پاسخ يا نتيجه تحقيق و گزارش خود را بر روي كاغذ بياوريد البته يك نكته مهم در اين مورد را از ياد نبريد و آن اينكه در اين مورد حتماً از مهم به پيش پا افتاده حتماً يك رده بندي با دقت را انجام دهيد . اول امور بسيار مهم تر و بعد كم اهميت تر

بايگاني اسناد و مدارك انباشته شده :

تمامي مداركي كه بايد بعداً بعنوان مرجع براي امور اداري ديگر بعدي در دفتر كار مورد استفاده قرار گيرند نياز به بايگاني در محل مخصوص و ويژة بايگاني قرار داده شود .

دورريختن و حذف بعضي از  اسناد :

فايل مخصوص مطالب دورانداختني و قابل حذف بعنوان سطل كاغذهاي باطله منظور شده است . اگر در مورد آنچه كه دور مي ريزيد اطمينان زيادي نداريد اين سؤال برايتان مطرح مي شود كه در صورت دور انداختن اين اسناد بدترين اتفاقي كه ممكن است برايتان پيش آيد چه خواهد بود ؟ اگر كسي در ارتباط با يكي از اسناد به من رجوع كند چه كار بايد بكنيم ؟ آيا كپي آن در جاي ديگر وجود خواهد داشت ؟ اگر احساس مي كنيد تصميم گرفتن در مورد دور ريختن سريع اسناد غيرممكن است ،‌كلية آگهي ها و كاتالوگها را در يك فايل جداگانه بگذاريد تا هر وقت كه زماني براي بررسي آنها دست داد به آنها رجوع كنيد . با يك بررسي دقيق مي فهميد كه كدام را نگه داريد و كدام را دور بيناندازيد .

2 – يك قطعه كاغذ را دوبار استفاده نكنيد .

نكته مهمي كه در مورد دسته بندي كلية اسناد موجود در سبد بعنوان قسمتي از وظيفه عادي و روزمره تان بايد مورد توجه كامل قرار گيرد آن است كه هر موضوع را فقط يكبار در روز بر روي ميز كار قرار دهيد و بررسي نمائيد و بعد هم در داخل پوشة خاص خود بگذاريد . وجود پوشه به بررسيهاي مجدد بعدي در مواقع ديگر و جابجايي آن در داخل محفظة بايگاني بسيار كمك مي كند و در واقع تا حد زيادي آنرا آسان مي نمايد ( در واقع يك سند حداكثر دو بار بررسي مي گردد يكبار براي مرتب كردن طرحهاي روي هم انباشته شده و در برخي موارد يكبار ، در زمان حل مشكلات مربوط به آن )

3 – در صورت نياز اگر ممكن باشد دستيار خود را نيز به كمك فرا خوانيد .

منشي يا كارمندتان در صرفه جويي وقت ، زماني كه كار دسته بندي اسناد را انجام مي دهيد مي توانند كمك بزرگي برايتان محسوب گردد بايد از او بخواهيد كه بر حسب ضرورت و اهميت مطرح شدن كلية موضوعات را برايتان دسته بندي كند البته اگر اين كار روز به روز و براي تمامي امور روزمرة شما انجام بگيرد بسيار مفيدتر خواهد بود .

4 – افزايش و توسعه مهارت شما در بررسيهاي اجمالي اسناد :

سعي كنيد عناوين اسناد و اوراقي كه بر روي ميز كارتان قرار دارد را خيلي سريع مرور كنيد . ياد بگيريد كه چگونه در مدت زمان كوتاهي سابقه و اطلاعات مربوط به هر پرونده را بخوانيد و درك كنيد طوري كه فقط با يك نگاه اجمالي اصل مطلب را بتوانيد بفهميد .در اينجا سرعت خواندن و درك مطلب مد نظر است و براي تحقق چنين هدفي نيز سعي كنيد اهميت به زمان برايتان نكته مهمي باشد و در زمان مطالعه حتماً وقت را در نظر داشته باشيد كه صرف انجام چنين كاري مي كنيد ، حتي براي ساده ترين اسناد

5 – اختصاص يك زمان معين به هر يك از امور دفتري كه در هر روز بايد انجام دهيد

يعني آنكه پرداختن به امور دفتر در هر زمان در يك زمان مشخص بايد جزو يكي از عادات شما گردد . وجود چنين قانوني براي شما از تعلل در وقوع امور و گيج شدن شما در ميان اسنادتان جلوگيري مي كند براي مثال رعايت چنين نكته  اي به شما كمك مي كند كه پس از ساعتها كار متمادي هر روز 30 دقيقه زودتر با صرف زمان مفيد كار را تعطيل كنيد و به امور شخصي خود بپردازيد .

 

6 – جداسازي صفحات غيرضروري كه مورد نياز نيستند .

نام خود را از ليست هاي آماده شده كه دائماً  آنها رادور مي ريزيد پاك نمائيد . حق اشتراك خود را با روزنامه هاي  جديد و كاتالوگ ها و مجلات كنسل كنيد چرا كه ارتباط طولاني نمي تواند شما را به دف مذكور برساند . استفاده از فتوكپي را كنار بگذاريد . به منشي خود آموزش دهيد اسنادي را كه مورد توجه شخصي شما قرار ندارند را كاملاً كنترل نمائيد . براي متوقف ساختن اين جريان خيلي سخت كار كنيد . آيا واقعاً به تمام آنها جهت تكميل اطلاعات خود در مورد كارمندانتان نياز داريد كه كپي بگيرد ؟
7 – بر روي فايل فعال خود كاملاً تمركز و دقت نمائيد .

يك سيستم عملي و فعال جهت بررسي و بكاراندازي اسناد را مورد استفاده قرار دهيد . نظير سيستم تنظيم كننده كه وجود آن امر كاملاً ضروري است و در امور شخصي نيز مي توانيد به مدت طولاني از چنين سيستم هايي كمك بگيريد . حال چه راههايي براي كسب اطمينان شما وجود دارد كه تضمين نمايد شما مي توانيد چنين سيستمي را در حد قابل تنظيم و سرپرستي در اختيار داشته باشيد ؟

در اين قسمت چند پيشنهاد برايتان داريم :

يك ليست مقدماتي براي شروع كار داشته باشيد .

در زمان انجام تحقيقات مواردي را بايد در نظر بگيريد : شكل نامه ها ، شكل پاراگرافها ، رفع لغزش ها و كوتاهي ها ، پاسخ هاي دست نويس را مستقيماً بر روي هر پرونده اي كه بررسي كرده ايد بعنوان نتيجه حاصل از مطالعه و بررسي خود منتقل كنيد .

استفاده از تلفن يا  ايميل كه سبب تسريع بخشيدن به كارها مي شود و ارزان قيمت تر نيز مي باشد .

يادداشتهايي را در حاشيه هاي اسناد و اوراق ثبت كنيد و طرحهاي كمكي نيز هميشه با خود داشته باشيد .

هر گزارش را در بيش از سه صفحه و در حدي كه بتواند بطور خلاصه امور را پوشش دهد بخواهيد .

بطور مرتب و دوره اي گزارشات مربوط به اسناد را مورد بررسي قرار دهيد ، بفهميد چه كسي آنها را خوانده است ؟‌آيا از آنها استفاده اي نموده است ؟

در هر سندي ممكن است نكات مبهمي باشد كه شما بطور درست و دقيق نتوانيد آن را درك كنيد اين يك مورد كاملاً عادي است و تا سه مورد در هر پرونده نمي تواند بسيار مهم و تهديد كننده باشد اما هيچ گاه اجازه ندهيد چنين نكاتي به بيش از سه تا در هر پرونده برسد .

يادداشتهاي مديريتي :

نوشته ها و مقالاتي كه ضعف مديريتي دارند و حتي بويي از حرفه مديريت نبرده اند بسيار خطرناك هستند و حتي ممكن است توانايي يك مدير را براي اجراي عمل بطور مؤثر بگيرد . دليل اصلي بحراني شدن كارهاي دفتري مشكلي است كه در تصميم گيري وجود دارد : كلية اسنادي كه شما را در تصميم گيري سرگردان كرده و در موردشان بلاتكليف مانده ايد در چنين موقعي همه اسناد و مدارك را جمع آوري نمائيد و پنج دقيقه اي هيچ توجه اي به آن ننمايند دوباره سعي كنيد در زمان ديگري در موردشان تصميم گيري و اقدام نمائيد يا در حال حاضر شما قادر به تفهيم موقعيت خود و اسناد و تفكر صحيح در مورد تصميم گيري نمي باشيد . اين نكته تعجب آوري است اما كاملاً صحيح است كه بسياري از مديرعاملين كه بسيار هم با تجربه هستند و معلومات بالايي در رشته خود دارند بر اين عقيده هستند كه آنها نيز گاهي اوقات دچار ضعف در تصميم گيري مي شوند و آن دقيقاً زماني است كه شايد حتي يك قطعه كاغذ كوچك حواس آنها را پرت كرده و نگذاشته است كه تمركز كامل در مورد آنچه كه فكر مي كنند داشته باشند پس در زمان تصميم گيري تمركز فكري خويش را كاملاً كنترل نمائيد .